2025-12-08 10:02:32

告別名片雜亂：名片如何掃描與管理技巧

前言

在現今的商業場閤中，交換名片仍然是建立人脈的常見環節。然而，隨著時間累積，成堆的名片若沒有系統化整理，往往導致需要時找不到，或查找費時。面對這些挑戰，名片掃描工具便成為了不可或缺的幫手。本文將深入探討名片如何掃描的各種方法，從主流的手機 App 到專業的硬體設備，助您有效管理這些寶貴的商業資訊。

為什麼需要掃描名片？

將實體名片數位化，不僅是為了減少雜亂。其核心優勢在於：

即時備份： 避免名片遺失或損壞。

快速搜尋： 透過關鍵字（姓名、公司、職稱）快速找到聯絡人。

資料整合： 直接將資訊匯入手機通訊錄、CRM (客戶關係管理) 系統或 Excel。

提高效率： 省去手動逐字輸入的繁瑣時間。

核心掃描方式：手機 App 應用

目前最方便的掃描方式是使用智慧型手機 App。這些 App 功能各異，大致可分為以下幾類：

整合型生產力工具（您可能已經安裝）

許多您日常使用的辦公或生產力 App 已內建了名片掃描功能：

Google Lens (谷歌鏡頭)

它隱藏在 Google 相簿 App 和多數 Android 手機的相機中。只需將鏡頭對準名片，Google Lens 就會自動辨識文字，並提示您將姓名、電話、Email 等資訊「新增至聯絡人」（Google 通訊錄）。

Microsoft Lens (前身為 Office Lens)

作為微軟生態系的一環，此 App 擅長掃描白板、文件與名片。它最大的優勢是能將聯絡資訊直接儲存到 Outlook 和 OneNote 中。

Adobe Scan

這款 App 不僅能將紙本掃描為 PDF，其名片掃描功能也相當強大。它能自動辨識名片內容，並提供「儲存聯繫人」的選項，讓您在編輯確認後，直接存入手機的原生通訊錄。

Evernote (印象筆記)

Evernote 的 App 內建名片掃描功能，能將名片資訊連同圖片一起存入筆記中。不過，此功能通常需要付費訂閱（Premium）才能使用。

專門的名片管理 App

這類 App 專為名片管理而生，功能通常更深入：

CamCard (名片全能王)

市場上最知名的 App之一，支援 16 種語言，辨識準確率高。它不僅是掃描器，還能建立數位名片、添加備註標籤、同步至 CRM，並通過 ISO 27001 資料安全認證。缺點是免費版有掃描次數限制，完整功能需按年或按月訂閱。

Wantedly People (iPhone 推薦)

這款 App 在 iPhone 用戶中廣民好評，介面美觀、操作流暢，最大特色是能「一次掃描 10 張」名片，大幅提升處理速度。

Covve

如果您習慣用 Excel 管理聯絡人，Covve 是最佳選擇。它專注於將掃描後的名片資料匯出為 Excel (.xlsx) 或 .csv 檔案。

Haystack

被譽為最佳的「免費」掃描器之一，提供無限制的免費掃描。但它的主要商業模式是推廣自己的數位名片平台。

CRM 內建掃描功能

對於業務和銷售專業人士來說，最高效的方式是使用 CRM 系統內建的掃描器：

Salesflare

被許多評論推薦為 CRM 最佳內建掃描器，因為它完全免費且整合度高。掃描後，名片資料會立即在 Salesflare 中建立為新的聯絡人，無需匯出匯入。

Pipedrive

Pipedrive 的 Android 行動 App (Beta 版) 中提供了「聯絡掃描器」功能。掃描後，用戶可以檢視並儲存聯絡人，並可選擇立即將其添加為「潛在客戶」。

HubSpot

HubSpot 的行動 App 同樣具備名片掃描功能，能快速將名片轉換為 CRM 中的數位聯絡人，省去行政助理或業務人員大量的手動輸入時間。

專業硬體掃描方案

當名片數量極大時（例如參加大型展會或身為高階主管特助），App 一張一張掃描可能不夠快。這時，專業硬體是更好的選擇。

專用名片掃描器

PenPower WorldCard Pro (蒙恬 名片王)

這類專用機器是為高流量使用者設計的。您只需將名片放入，它就能快速掃描並辨識。雖然需要額外花費（約 $135 美金或更高），但對於每小時要處理數十張甚至上百張名片的人來說，其效率遠高於手機 App。

事務機與掃描器

平台式掃描（曝光玻璃）

如果您有具備掃描功能的多功能事務機 (MFP) 或一般掃描器，也可以用來掃描名片。方法是將名片、支票或相片等小尺寸原稿放在曝光玻璃（平台）上，然後在掃描設定中指定要掃描的尺寸。

選擇掃描工具的考量因素

面對眾多選擇，您該如何決定？以下是幾個關鍵的考量點：

資料流向（整合性）：

您希望資料存在哪裡？是手機通訊錄 (Adobe Scan)、Google 通訊錄 (Google Lens)、Outlook (Microsoft Lens)、Excel (Covve)，還是 CRM 系統 (Salesflare, HubSpot)？

隱私與安全：

您是否介意 App 收集您的聯絡人資料或位置？（例如，r/ios 社群的用戶就非常在意這點）。若在意，應選擇強調隱私、可離線運作 (如 PrivateLLM) 或有明確安全認證 (如 CamCard) 的工具，並仔細閱讀其隱私條款。

價格模式：

您是偶爾使用，還是每天都需要？

使用量與速度：

低度使用者： 任何免費 App 都能滿足需求。

中度使用者： 訂閱 CamCard 或使用 Wantedly People (iPhone) 提升效率。

高度使用者 (EA, 業務)： 優先考慮 CRM 內建功能或購買 PenPower 等專用硬體。

常見問題

問：有可以掃描名片的 App 嗎？

答：是的，非常多。知名的 App 包括「名片全能王 (CamCard)」、「Adobe Scan」、「Microsoft Lens」以及整合在 CRM（如 Salesflare）中的工具。

問：如何將名片掃描到 Outlook？

答：「Microsoft Lens」是專為此設計的，它可以將聯絡資訊直接儲存到 Outlook 和 OneNote。其他 App（如 CamCard 或 Covve）通常支援匯出 .csv 或 .vcf 檔案，您再手動將這些檔案匯入 Outlook 即可。

問：如何將名片掃描到 Excel？

答：「Covve」是此需求的最佳選擇，它能直接匯出為 Excel (.xlsx) 或 .csv 檔案。此外，許多 App（如「名片掃描 – 名片識別和管理軟件」App）也支援匯出為 .csv 檔，您可用 Excel 開啟。

問：Google Lens 可以掃描名片嗎？

答：可以。這項功能內建於大多數 Android 手機的相機 App 和 Google 相簿 App 中。它是免費的，辨識後的資料會提示您儲存至 Google 通訊錄。

問：對於業務 (CRM) 來說，最好的掃描器是什麼？

答：最高效的選擇是「內建在 CRM 系統中」的掃描器，例如 Salesflare、Pipedrive 或 HubSpot 的行動 App。這能讓您掃描後立即在 CRM 中建立聯絡人或潛在客戶，省去了資料導出的步驟，防止銷售線索流失。

總結

實體名片在商業互動中仍有其價值，但其管理方式早已進入數位時代。從免費的 Google Lens、Adobe Scan，到功能強大的 CamCard，再到整合 CRM 的 Salesflare，以及高效率的 PenPower 硬體，「名片如何掃描」的答案取決於您的具體需求。

您可以評估自己對整合性、隱私、價格和使用量的要求，選擇最適合您工作流程的工具，將這些靜態的紙卡轉化為動態且易於管理的數位資產。

資料來源

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